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Apr 23

Riunioni più efficaci – Non invitare chi non farà un’azione

Le riunioni in azienda sono fondamentali per prendere decisioni e disegnare strategie. Allora perché sono così famigerate, considerate da molti come la maggior perdita di tempo? Spesso notiamo nei lavori con i nostri clienti che alle riunioni sono invitate persone che non apportano un valore reale e che, seppur debbano essere informate, non è necessario che passino due ore, magari tutti i mesi, in una riunione sul lancio di un nuovo progetto. Per loro basterebbe un’email riepilogativa e una piccola presentazione PowerPoint.

Invece molte persone vengono “messe in copia” nelle riunioni, vale a dire che vengono invitate perché devono sapere quello che accade, senza però che poi diano un reale beneficio. Inoltre, molte riunioni finiscono con un “nulla di fatto” e si devono duplicare le stesse riunioni più volte per prendere una decisione che poi magari non diventerà mai azione.

Un metodo semplice quanto efficace per ovviare a questo annoso problema che consigliamo ai clienti che ci chiedono di migliorare i loro processi rispetto alle riunioni aziendali è quello di invitare solo le persone che al termine della riunione dovranno fare un’azione che può essere eseguibile solo frequentando quella riunione. Se ad esempio il reparto Marketing dovrà sviluppare un nuovo packaging per un prodotto deciso durante una riunione, ma quel packaging può essere deciso senza che la persona debba necessariamente partecipare all’incontro, Marketing non farà parte della riunione.

In questo modo si risolvono due problemi:

  • Non vengono continuamente interrotte persone che frequentano riunioni inutili

  • Si passa all’execution, spostando il focus dalla decisione (teorica) all’azione (pratica). Tutte le persone all’interno della riunione devono poi agire, apportando grandi benefici al meeting e a tutto il team.

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