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Ott 24

Riprendi il controllo della tua agenda

I manager hanno spesso il problema di un’agenda troppo piena di cose da fare: lo stress che ne consegue è inevitabile e deriva non tanto dall’essere molto impegnati, ma dall’avere la sensazione di avere perso il controllo del loro tempo. Ed è spesso vero: gli esseri umani sono portati a rispondere con più motivazione alle urgenze, rispetto alle attività importanti e quando questo diventa un’abitudine, scende sotto il nostro livello di consapevolezza e non ci rendiamo conto che siamo diventati schiavi della nostra agenda. Quando la mattina la osserviamo, sentiamo il suo potere, gli ordini che ci dà: “devi fare questo” e “devi rimandare questa attività, molto più importante”.
Per riprendere il controllo del proprio tempo, il manager deve prima fare un cambiamento mentale: vedersi, nuovamente, come il padrone della propria agenda.
Questo atteggiamento permette di avere sempre consapevolezza delle priorità e della loro importanza e di non essere attratti con tanta facilità dalle urgenze, dai meeting improduttivi ma che ormai facciamo per abitudine, dalle visite aziendali che si potevano tranquillamente saltare, da tanto altro che riempie le nostre agende più per abitudine che non per reale bisogno.
La consapevolezza è il primo elemento fondamentale nella gestione del tempo e delle priorità: sapere in ogni momento che siamo noi i padroni dell’agenda, sebbene ci siano in azienda comunque incarichi che vengono dall’alto e che devono essere completati, ci permette di essere enormemente più efficaci.
Una volta presa la consapevolezza di essere padroni della nostra agenda, dobbiamo riprendere il mano le redini: per farlo, dobbiamo darci degli obiettivi anche sul tempo speso, in base ai nostri obiettivi e priorità aziendali.
Certo, il tempo, e l’agenda, deve avere un obiettivo preciso.

Qual è l’obiettivo principale di questo mese?
Qual è l’obiettivo principale di questa settimana?
Qual è l’obiettivo principale di questa giornata?
Qual è l’obiettivo principale di questa riunione?

Questa domanda ci permette di focalizzare la nostra attenzione e le nostre energie su quello che è veramente importante e non su routine che ci rubano tempo senza darci molto.
Una volta che abbiamo identificato l’obiettivo, una seconda domanda deve essere sempre presente nella nostra mente:
Come farò a raggiungere questo obiettivo nel minor tempo possibile?
Spesso “il minor tempo possibile” viene vista come fretta: siamo così abituati a perdere tempo, che se qualcuno ti chiede di raggiungere un obiettivo nel minor tempo possibile, sei condizionato a pensare che quell’obiettivo sarà raggiunto in modo sommario. La qualità spesso non deriva dal tempo impiegato, ma da com viene utilizzato: abbiamo verificato centinaia di volte come la stessa riunione potesse portare risultati addirittura migliori in un terzo del tempo.

Questa routine permette al manager di essere consapevole di avere lui le redini della sua agenda e di usare quindi il suo tempo nel modo più efficace possibile.
Nei percorsi di Team Coaching vediamo che questo è vero anche per i team: il ritmo del team deve essere ben calibrato su queste domande, altrimenti prevarrà il ritmo dei singoli che non sarà mai sincronizzato tra loro: il Team Leader nei percorsi di Coaching viene allenato a tenere quel ritmo, perché il team abbia sempre il controllo della sua agenda.

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