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Apr 07

Lean Management Coaching – Fare emergere i problemi

In azienda c’è una tendenza molto pericolosa: quella di nascondere i problemi.

Si nascondono gli errori quando si organizzazioni riunioni tra i vari reparti. Si nascondono i problemi quando si riporta lo status di un progetto al manager. Si creano tensioni e si incancreniscono conflitti, perché le persone sono abituate a non essere trasparenti.

Questo aspetto è così preponderante nelle aziende, che a Toyota, maestra di Kaizen e processi di miglioramento continuo, viene rivolta sempre la stessa domanda: se migliorate da 50 anni, ormai siete perfetti, giusto? Cos’altro avete da migliorare?

Questo è il dilemma: si pensa che, una volta migliorati, si rimanga per sempre fermi nella perfezione, quando ogni anno porta nuove sfide, ogni cambiamento di mercato porta nuovi problemi, ogni rettifica del modello di business richiedi aggiustamenti di processo.

Questo perché nelle aziende si evita il problema, non lo si nomina, se non quando ormai è troppo tardi e si passa a una ristrutturazione aziendale.

In Toyota, così come nelle aziende che abbracciano la filosofia del miglioramento continuo del Kaizen, i problemi devono continuamente emergere, essere discussi, analizzati, senza paura di essere giudicati, anche quando quel problema lo abbiamo generato con una nostra decisione.

Per fare emergere i problemi, dobbiamo abituarci ad avere dei processi trasparenti con riunioni sul problema. La riunione sul problema è una riunione in cui si dichiarano apertamente i problemi che sono emersi per un prodotto, un reparto, un modello di business o un progetto particolare. L’esistenza di una riunione sui problemi è già indicativa della trasparenza e della naturalezza con cui l’azienda tratta un problema: non è scandaloso dichiarare un problema, anzi, siamo qui per collaborare e risolverlo.

Nelle riunioni sul problema ci devono essere alcuni fattori fondamentali:

  • trasparenza e assenza di giudizio: non ci deve essere la paura di dichiarare l’esistenza di un problema nel proprio reparto, anche quando questo problema è stato generato dal reparto stesso. la discussione sui problemi deve essere accolta come normalità, anzi: si deve premiare chi trova i problemi e li dichiara, con lo scopo di eliminarli il prima possibile.

  • riflessione profonda: un problema potrebbe richiedere del tempo e le persone giuste per risolverlo. Una riunione sui problemi deve avere uno spazio sufficiente per potere trovare una soluzione il più possibile definitiva al problema. L’agenda non può contenere tanti punti che saranno “discussi nuovamente” nella prossima riunione, come spesso capita. Così i problemi non si risolvono.

  • le persone a contatto con il problema: la persona più giusta per risolvere un problema è quella che la vive tutti i giorni. Questo significa che è necessario avere nella riunione la persona che tutti i giorni si confronta con il problema e che forse conosce già anche la soluzione.

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