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Dic 24

L’agenda efficace

Quando andiamo nelle aziende per progetti di cambiamento o di sviluppo di obiettivi e modelli di business, notiamo spesso che c’è un grande divario tra il numero di progetti innovativi in cantiere e le azioni che derivano da tali piani.
Le aziende, come molte persone, progettano cambiamenti, cercano di stare al passo con i tempi, innovano prodotti e servizi e rendono più efficaci i modelli di business… sulla carta. Poi però manca la capacità di esecuzione di tali piani, capacità che distingue i leader di mercato, capaci di agire coerentemente rispetto alla loro visione.
Non agiamo perché diamo importanza ad azioni urgenti: la fine del mese, il fatturato del trimestre, la prossima vendita, la fiera. Tutte azioni da fare, certo, ma che bloccano l’azienda in una routine infinita che, pur efficace oggi, soffre di obsolescenza: prima o poi quella routine non sarà più al passo con i tempi e l’azienda morirà per mancanza di nuovi comportamenti e routine più efficaci.
Mancanza di esecuzione: un problema fondamentale per chi vuole raggiungere obiettivi ambiziosi o ha necessità di cambiare perché le proprie abitudini sono diventate inefficaci.
Bisogna prendere consapevolezza della mancanza di coerenza tra pensiero ed azione e cominciare ad andare a due velocità.
Spesso quando le aziende o le persone decidono finalmente di cambiare, vogliono rivoluzionare tutto: dall’agenda, al modello di business, alle routine di ogni giorno. Questo spesso non funziona, perché siamo creature di abitudine e poi non tutti i processi sono inefficaci.
È importante quindi continuare a mantenere le urgenze, che tra l’altro servono (bisogna comunque fatturare, pagare i fornitori, rifornire i negozi), ma inserire anche una parte di azione legata ad una Visione più ambiziosa, ad un progetto innovativo, ad un modello di business più efficace.
Andare a due velocità significa prendere il controllo della propria agenda e finalmente scrivere le azioni legate ai vari piani che abbiamo per cambiare. Non quindi solo dichiararli, ma mettere le azioni per iscritto, dedicando loro un tempo specifico nella nostra agenda.
Possiamo dedicare anche solo il 10-20% del tempo settimanale all’inizio: in questo modo il cambiamento è graduale e manterremo i processi che funzionano, integrandoli alle nuove abitudini, eliminando invece quelli inefficaci.

1. Pensa all’obiettivo che vuoi raggiungere e definisci le azioni che devi fare per portarlo a termine – soprattutto quelle che già conosci e che però non hai ancora portato a termine perché “non hai avuto tempo”.
2. Disegna la tua agenda settimanale e comincia ad eliminare il 10% delle tue attività per fare spazio a queste nuove azioni. È importante eliminare attività poco importanti e non semplicemente “fare spazio” ad una nuova azione “infilandola” tra un impegno e l’altro: a lungo termine questo porterebbe via troppe energie e non motiverebbe a continuare il progetto. Devi alleggerire la tua agenda.
3. Tieni le due velocità: tratta quegli appuntamenti con quel progetto come qualsiasi altro appuntamento che rispetti, anche se ci sono altre urgenze.
4. Segna sempre orario e durata di momenti dedicati all’obiettivo: ricordati infatti che se non è scritto in agenda, non esiste.

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